Compliance

Zertifiziert nach MoReq2, dem europäischen Standard für Records Management

Fabasoft Folio ist das erste und weltweit einzige Softwareprodukt, das zertifiziert ist nach MoReq2, dem europäischen Standard für Geschäftsfall- und Aktenmanagement.

• Der Standard enthält über 800 Einzelanforderungen für ein europäisches Geschäftsfall- und Aktenmanagement.
• Die Tests umfassen mehr als 1.000 Seiten Test-Skripts.
• Das akkreditierte Test-Center Imbus AG hat Fabasoft Folio über zwei Kalenderwochen hindurch intensiv getestet.

Geschäftsfall-Management mit Geschäftsfällen und
Geschäftsakten

Fabasoft Folio führt alle Geschäftsunterlagen im Unternehmen einheitlich, ordnungsgemäß und sicher in einer MoReq2-zertifizierten Geschäftsordnung.

• Eine Geschäftsordnung (ein Aktenplan) für alle Geschäftsunterlagen im Unternehmen.
• Geschäftsunterlagen sind immer aktuell und konsistent.
• Verantwortung für Geschäftsunterlagen ist delegierbar.

Versionierung

Jedes Geschäftsobjekt in Fabasoft Folio unterstützt die Versionierung. Nicht nur Dokumente, sondern beispielsweise auch Ordner, Akten und Projekte.

• Fabasoft Folio speichert jeden Bearbeitungsstand eines Geschäftsobjekts.
• Die Versionierung funktioniert dabei ganz automatisch im Hintergrund. Sobald sich an einem Dokument etwas ändert, wird eine Kopie erzeugt.
• Somit ist für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte gesorgt. Das ist besonders nützlich, wenn Sie im Team an Dokumenten arbeiten.

Auditing

Fabasoft Folio unterstützt präzises und umfassendes Auditing für Geschäftsunterlagen.

• Wer wann wie auf Ihre Geschäftsunterlagen zugreift - darüber liefert Ihnen die die Auditing-Funktionalität von Fabasoft Folio detaillierte Informationen.
• Das Auditing von Lesezugriffen kann ein- und ausgeschaltet werden.
• Die Auditing-Informationen werden in einer gesonderten Datenbank für Auswertungen gesammelt.

Zeit und Geld sparen - papierlos revisionssicher aufbewahren.

Fabasoft Folio definiert vererbbare Aufbewahrungs- und Aussonderungsfristen für Geschäftsunterlagen in der Geschäftsordnung.

• Mit Fabasoft Folio brauchen Sie sich nie wieder Sorgen um Aufbewahrungsfristen oder den Schutz wichtiger Dokumente zu machen.
• Die aufbewahrten Dokumente erhalten ein Geschäftszeichen, sind unveränderbar, nachvollziehbar und damit zugelassen für digitale Wirtschaftsprüfungen.
• Sie entscheiden, was nach Verstreichen der vorgegebenen Ablaufzeit mit den Akten passiert: Verschiedene Optionen wie die automatische Löschung oder eine weitere sichere Aufbewahrung stehen zur Auswahl.
• Fabasoft ist nach ISO 27001 zertifiziert und hat auch die Prüfung von PricewaterhouseCoopers für SAS 70 Typ II sowie für die revisionssichere Archivierung mit Bravour bestanden. Darüber hinaus entspricht Fabasoft Folio den MoReq2 Kriterien.

Klare und nachvollziehbare Zugriffsrechte für Geschäftsunterlagen

Fabasoft Folio ermöglicht die Abbildung der konkreten Aufbauorganisation eines Kunden durch Benutzer, Gruppen und Rollen. Damit ist es möglich, Zugriffsrechte für die konkrete Organisationstruktur festzulegen.

• Nur registrierte und sicher authentisierte Benutzer haben Zugriff auf die Geschäftsunterlagen in Fabasoft Folio.
• Rollen definieren, auf welche Geschäftsobjekte ein Benutzer Zugriff hat. Die Pflege der Rollenvergabe ist ein einfaches Instrument, um Änderungen der Aufbauorganisation in der permanenten Zugriffskontrolle nachzuziehen. Damit werden Zugriffsrechte flexibel steuerbar.
• Records Administratoren können für bestimmte Geschäftsunterlagen bestimmten Anwendern exklusiven Zugriff gewähren oder temporär entziehen.
• Fabasoft Folio unterstützt die aktive Benachrichtigung von Anwendern bei einer Änderung einer Geschäftsunterlage, entweder über einen RSS-Feed oder per E-Mail.